Vrij krijgen buiten de schoolvakanties is niet mogelijk. Familiebezoek, verwachte verkeersdrukte, het niet kunnen boeken van een vliegticket in een bepaalde week, een speciale vakantieaanbieding of het feit dat een ander kind uit het gezin al vrij is, etc. zijn géén geldige redenen om extra vakantieverlof te krijgen.
Ook een werkgeversverklaring vormt geen reden om automatisch extra vakantieverlof te krijgen. Bijna altijd liggen hieraan economische en/of organisatorische redenen ten grondslag en dit is volgens de leerplichtwet geen reden om extra vakantieverlof te mogen verlenen.
Het is slechts in een zeer beperkt aantal situaties mogelijk om extra verlof te verkrijgen. Hierbij moet sprake zijn van gewichtige omstandigheden. Onder gewichtige omstandigheden verstaan we bijvoorbeeld het overlijden van naaste familieleden, bij ernstige levensbedreigende ziekte zonder uitzicht op herstel, het bijwonen van een huwelijk van een naast familielid en verhuizing. In genoemde situaties wordt u gevraagd hier bewijs van te overleggen, zoals overlijdensakte, medische verklaring, trouwboekje, uittreksel burgerlijke stand.
Tevens is het soms mogelijk om vanwege de specifieke aard van het beroep van de ouder(s) in aanmerking te komen voor extra verlof, maar alleen wanneer het voor het gezin in geen enkele schoolvakantie mogelijk is om twee weken aaneengesloten vakantie te hebben. Er moet dan voornamelijk worden gedacht aan seizoensgebonden werkzaamheden, respectievelijk werkzaamheden in bedrijfstakken die een piekdrukte kennen, waardoor het voor het gezin feitelijk onmogelijk is om in een schoolvakantie vakantie op te nemen. Het moet redelijkerwijs te voorzien zijn (en/of worden aangetoond) dat een vakantie in de schoolvakantie tot onoverkomelijke bedrijfseconomische problemen zal leiden. Slechts het gegeven dat gedurende de schoolvakanties een belangrijk deel van de omzet wordt behaald is onvoldoende.
Aanvragen voor vakantieverlof voor de eerste en de laatste twee lesweken van het schooljaar worden doorgaans niet gehonoreerd.
Verlofaanvragen moeten tijdig en schriftelijk ingediend worden. Verlofaanvragen tot en met 10 schooldagen worden behandeld door de rector. Indien nodig vraagt zij advies aan de leerrechtambtenaar over het wel of niet toekennen van het verlof. Verlofaanvragen van meer dan 10 dagen worden in behandeling genomen door de leerrechtambtenaar.
Als er ongeoorloofd toch vakantieverlof wordt opgenomen, dan is de rector verplicht dit te melden bij de leerrechtambtenaar. Tegen ouders/verzorgers kan een proces-verbaal worden opgemaakt. De rechter kan in die gevallen een geldboete opleggen.